Почти все магазины и сервисы обязаны использовать онлайн-кассу. Есть много разновидностей такого устройства. Рассмотрим основные критерии для оптимального выбора ККТ подходящего для того или иного типа бизнеса.
Есть следующие основные варианты онлайн-касс:
Могут полноценно работать (формировать и печатать чеки, передавать сведения Оператору фискальных данных через интернет) без подключения к какому-либо внешнему устройству. Оснащены кнопками для ввода данных, простым дисплеем на несколько строк для отображения информации по расчету с покупателем. Работают от сети или от аккумулятора: во втором случае возможно использование автономной ККТ в мобильном режиме.
Данный тип кассовой техники является самым бюджетным по стоимости среди возможных вариантов.
Требуют подключения к внешнему устройству — компьютеру, смартфону, планшету. Сами по себе предназначены только для формирования и печати чеков. Для передачи данных в ОФД через интернет задействуется внешнее устройство. Его же кассир использует для ввода данных (с помощью клавиатуры, мыши, сканера штрих-кодов), просмотра сведений на дисплее. Почти все регистраторы работают от сети, так как рассчитаны в основном на стационарное использование.
Стоимость данного вида кассовой техники сильно варьируется т.к. имеет много отличающихся и важных технических характеристик, такие как: скорость печати, наличие автоотреза, ресурс термоголовки и т.д.
Как и автономные кассы, приспособлены к полноценной работе без подключения к внешним устройствам. Функционируют при этом под управлением мобильной операционной системы (чаще всего Android), как смартфоны и планшеты. Оснащены, как и обычные гаджеты, сенсорным дисплеем, приспособлены к установке мобильных приложений. Полезными могут оказаться товароучетные, аналитические, бухгалтерские — в которые передаются данные о платежах, проведенных на кассе.
Затраты на данный тип касс окажутся выше, чем на автономные, но ниже, чем на полностью оборудованное рабочее место, с использованием фискального регистратора.
Представляют собой связку из:
На аппаратной кассе формируются чеки (только электронные), с нее же передаются сведения в ОФД. К одной такой ККТ обычно можно подключать несколько «облачных» кассовых программ (скриптов, приложений), установленных на разных устройствах, одновременно. На каждом подобном устройстве могут вестись независимые расчеты с покупателями.
Располагаться аппаратная касса как часть облачного решения может:
В первом случае касса чаще всего находится в собственности продавца. Может быть автономной, смарт-терминалом, фискальным регистратором. Во втором случае касса обычно арендуется (у дата-центра или его партнера). Как правило, используемая по такой схеме ККТ представляет собой специфический «серверный» тип кассы, которая может формировать только электронные чеки. Такие онлайн-кассы компактны, могут размещаться в большом количестве на серверной стойке.
Расходы на использование облачной кассы: определяются стоимостью (ценой аренды) удаленной аппаратной ККТ.
В рознице — в силу действия Закона № 54-ФЗ, обязательна выдача бумажных чеков, сформированных кассиром при расчете с покупателем. Поэтому, подойдет любая касса, кроме облачной, формирующей только электронные чеки. Магазину оптимально выбрать устройство с высокой скоростью печати чека (не менее 200 миллиметров в секунду), если имеется большой поток покупателей. Данному требованию соответствует большинство фискальных регистраторов. Автономные ККТ и смарт-терминалы обычно печатают чеки со скоростью не более 50-70 мм/сек.
В данной сфере (парикмахерские, салоны красоты, стоматологии и др.) предпочтение отдают смарт-терминалам, т.к. работа на них не требует специальных знаний и навыков, а также данная техника занимает очень мало места на рабочем месте. Также на рынке имеются модели с уже установленным программным обеспечением, предназначенным для сферы услуг и имеющие в своем арсенале функционал записи клиентов, выбор мастера и т.д.
Если интернет-магазин берет полную предоплату онлайн, то используется облачная касса, интегрированная с сайтом магазина (с помощью скрипта соответствующего назначения). Покупателю направляются электронные чеки. Если покупатель только бронирует товар (совершает предзаказ), а затем выкупает его в пункте выдачи, то расчет производится на кассе в данном пункте выдачи.
Есть технологические решения, позволяющие подключить «облачный» скрипт интернет-магазина к той аппаратной, которая стоит в пункте выдачи. Но лучше подключить сайт к специализированной ККТ, которая расположена в дата-центре. За счет имеющихся там ресурсов будут обеспечены бесперебойные автоматические расчеты.
Эквайринг при использовании онлайн-касс возможен на базе:
Есть ряд ключевых параметров, которые нужно учесть при выборе онлайн-кассы. В их числе:
Настройка автономных онлайн-касс часто требует «ручного» внесения ассортимента в базу данных сотрудником магазина или приглашенным специалистом. Если товаров несколько тысяч, то внесение данных о них в ККТ будет крайне трудоемким. В этом случае нужно использовать смарт-терминалы, фискальные регистраторы — в которых формирование базы по ассортименту в достаточной мере автоматизировано с помощью штатного ПО или совместимых с кассой приложений. Будет больше возможностей для поиска (тестирования) подходящих программ от разных разработчиков для автоматического управления базами данных.
Она может быть платной (либо обновляться за плату) или бесплатной. Производители ККТ обычно поставляют устройства с бесплатным ПО для базовых операций (формирования, печати чека, передачи данных в ОФД). Сторонние разработчики могут разрабатывать кассовое программное обеспечение с дополнительным функционалом. Например — обеспечивающее интеграцию ККТ:
Для автономных касс платное ПО — редкость (поскольку, как правило, не нужны дополнительные функции). Но для фискальных регистраторов, смарт-терминалов и облачных касс на рынке доступно много различных типов платных приложений.
Оценивать перспективы подключения товароучетной системы к онлайн-кассе следует по принципу «от обратного» - запрашивая у поставщика конкретной системы, совместима ли она с кассовой программой, под которой работает конкретная модель или линейка ККТ. Практически все современные онлайн-кассы могут подключаться к внешним товароучетным системам. Но алгоритмы подключения могут значительно различаться (по содержанию, сложности, скорости), что обусловлено технологическими различиями между кассовым ПО.
На автономных кассах, как правило, стоит заводская прошивка, настраиваемая через командную строку. Фискальные регистраторы настраиваются через подключенный компьютер или гаджет. Смарт-терминалы — через мобильное приложение от производителя. В каждом случае применяется специфический вариант интеграции с товароучетной платформой, зависящий:
Поэтому, нужно достоверно знать заранее, еще до закупки ККТ, какой тип кассового ПО лучше всего подходит для используемой магазином или сервисом товароучетной системы.
Здесь работают те же закономерности, что характеризуют интеграцию ККТ с товароучетной системой. Запрашиваются, таким образом, рекомендации от поставщика программы бухучета (или разработчика сайта) по совместимости с конкретными типами кассового ПО.
Все продавцы маркируемых товаров обязаны применять онлайн-кассы с поддержкой новейшего формата фискальных документов (ФФД) — в версии 1.2. Перечень таких касс утверждается Федеральной налоговой службой. Она же ведет реестр всех моделей онлайн-касс, разрешенных к использованию российскими предприятиями.
По мере поступления в ФНС сведений от производителей — подтверждающих совместимость ККТ с ФФД 1.2, издаются нормативные акты по включению в общий реестр ККТ моделей касс, которые поддерживают данный формат. Чтобы проверить, совместима ли интересующая магазин касса с ФФД 1.2, нужно:
Можно также уточнить данные по поддержке кассой ФФД 1.2 у производителя ККТ.
Накопитель на 15 месяцев разрешено применять только продавцам товаров и поставщикам услуг, которые работают на общей системе налогообложения или занимаются розничной продажей подакцизных товаров (алкоголь, табак, автомасла и т.д.). Если используется специальный режим — например, УСН или ПСН и при этом в продаже нет товаров входящих в список «подакцизных товаров», необходима касса с накопителем на 36 месяцев.
По истечении срока эксплуатации накопитель во всех случаях блокируется, касса перестает работать. Блокировка возможна и более ранняя — например, из-за переполнения памяти ФН. В магазинах с большой проходимостью нередки случаи блокировки накопителя на 15 месяцев, который используется менее года.
На практике их оказывают:
В первом случае поддержка касс на уровне ПО обычно бесплатна при обращении к производителю. АСЦ оказывают техподдержку и обслуживание в соответствии с заключенными с ними договорами. Во втором включается в стоимость аренды кассы (или использования платного ПО). Если продавец имеет кассу в собственности, то все расходы по ее техническому обслуживанию он несет сам (либо нанимая стороннюю организацию). Если арендует, то соответствующие издержки практически всегда несет арендодатель.
С учетом сказанного выше, можно выделить ключевые преимущества:
1. Покупки кассы в собственность:
Для кого подойдет своя касса: розничный магазин, поставщик услуг, оказываемых в стационарном месте расположения ИП или юрлица.
2. Аренды ККТ (аппаратной) с размещением на стороне магазина:
отсутствие больших единовременных расходов (главная статья расходов — стоимость фискального накопителя, который в любом случае приобретается в собственность);
несение арендатором, а не магазином, расходов на техобслуживание кассы, обновление ПО.
Кому подойдет: начинающий предприниматель с минимальным бюджетом на ККТ.
3. Аренды облачной ККТ в дата-центре, не считая преимуществ по пункту выше:
полное делегирование издержек по настройке, регистрации, перерегистрации кассы в ФНС, на сторону арендатора;
бесперебойную работу кассы в любое время суток.
Для кого подойдет: интернет-магазин.
Онлайн-касса может быть:
Способ оснащения кассы функционалом для эквайринга зависит от требований банка. Традиционная модель — с применением внешних терминалов. Инновационная — с применением смартфонов и планшетов для чтения карт через NFC.
Если бюджет ограничен, можно на первое время арендовать ККТ, а если продажи пойдут — купить в собственность. Для продажи маркируемых товаров ККТ и установленный в ней фискальный накопитель должны поддерживать ФФД 1.2.
О порядке и возможностях интеграции ККТ и товароучетных решений (как и бухгалтерских программ, сайта магазина) следует узнавать заранее, до заказа касс, у поставщиков оборудования.
Обратившись в компанию АРТА, вы получите подробную консультацию на предмет выбора контрольно-кассовой техники, подходящей для вашего бизнеса. Мы предложим лучшие по технологическим характеристикам и цене решения.